يسعى الجميع باستمرار ليكونوا أفضل وأنجح. لا يهم ما تفعله في حياتك، طبيعة عملك أو كونك ربة بيت – يبحث الجميع عن طرق ليضمنوا زيادة الإنتاجية في الحياة وبالتالي النجاح!
في هذا العصر الرقمي، يعد الاستمرار في مهمة واحدة وتجنب المشتتات أكثر صعوبة من أي وقت مضى. كما أن الكميات الزائدة من الكافيين لا تساعدك على الاقتراب أكثر من بلوغ مستويات ذروة الإنتاجية. تحس أن عقلك مشتت وتقول أووه أحتاج كوبا آخر من القهوة! لكن الحقيقة أنها لن تجدي نفعًا!
إليك 7 نصائح مجربة تستطيع البدء بها من اليوم لتضمن زيادة الإنتاجية بسهولة
يقضي الأشخاص الأكثر إنتاجية عدة ساعات في مهمة واحدة تسمح لهم بالدخول في حالة عميقة من التركيز الذهني، مما يؤدي إلى تحقيق أفضل النتائج الممكنة.
تذكرني هذه النصيحة الأولى بكتاب براين ترايسي كل ذلك الضفدع Eat that Frog والذي أنصحك بالاطلاع عليه إذا كنت تعاني من فكرة تعدد المهام.
ما المهمة التي سيكون لها التأثير الأكبر في الوصول إلى هدفك؟
هل تركز على تلك المهمة الواحدة؟ أم أنك تترك نفسك تنجرف بعيدًا إلى أشياء أخرى شدت انتباهك؟
هناك حالات تستطيع فيها ممارسة عدة مهام في وقت واحد، وهذا يذكرني بموضوع طاقة الأنوثة والذكورة إذا كنت اطلعت على ملف صفات كل طاقة ستكون اكتشفت أن من صفات الأنوثة القيام بمهام متعددة في وقت واحد! لذلك، المهام التي بإمكاننا اعتبارها مهاما ذات مستوى منخفض (مثل الأعمال المنزلية والغسيل وما إلى ذلك)، يمكن القيام بها معا. لكن عندما يتعلق الأمر بأهدافك ذات المستوى الأعلى والصورة الكبيرة، فأنت مطالب بالتركيز على شيء واحد فقط.
يؤدي تعدد الأهداف ومحاولة تحقيقها خلال فترة واحدة إلى فقدان السرعة والدقة بسبب حقيقة أن عقلك يقوم بتبديل الانتباه بين كل هدف. ركز على شيء واحد مهم في كل مرة، وستحصل على زيادة هائلة في إنتاجيتك.
قد يكون من المغري تجنب قضاء بعض الوقت في الاستراحة. مع ذلك، عندما تتجاهل منح نفسك وقتا مستقطعا لبضع دقائق، فقد يؤدي ذلك إلى الإضرار بإنتاجيتك الإجمالية من خلال التسبب في الإرهاق أو الإجهاد.
إذا حدث هذا، لن تكون لديك الطاقة أو الدافع لمواصلة التقدم. ضع في اعتبارك التخطيط لعدة فترات راحة قصيرة خلال اليوم. إذا كنت ربة بيت فترات وجود أطفالك في المدرسة هي الفترة الأنسب للراحة والاستلقاء، أما في الدوام فمعظم أماكن العمل لديها جدول زمني إلزامي مع أوقات استراحة مخصصة، لذلك يمكن للموظفين أخذ ما لا يقل عن خمس إلى 10 دقائق راحة بعد كل بضع ساعات من العمل.
بالنسبة للطلبة فأفضل طريقة هي باستخدام تقنية بومودورو Pomodoro Technique أو تقنية الطماطم وهي طريقة لإدارة الوقت طوّرها الإيطالي فرانشيسكو سيريلو أواخر الثمانينات، وذلك عن طريق استخدام مؤقت لتقسيم وقت العمل أو الدراسة إلى فترات زمنية مدة الواحدة منها 25 دقيقة، ويفصل فيما بينها فترات راحة قصيرة.
الآن تتوفر تطبيقات على الهاتف والحاسوب أيضا بإمكانك تحميلها واستخدامها كمنبه لك متى تتوقف عن العمل وتبدأ قسط الراحة.
يمكن أن تسمح لك فترات الراحة القصيرة هذه بإعادة الشحن وتصفية ذهنك والاستعداد للمهمة التالية.
التعبير الشهير يقول التكنولوجيا سيف ذو حدين، لن أنكر أهميتها! مع ذلك، أثناء عملك على مهمة معينة، تهدد المكالمات الهاتفية والرسائل النصية ورسائل البريد الإلكتروني وإشعارات المواقع الاجتماعية بعرقلة تركيزك.
وجدت دراسة أجريت عام 2012 من معهد ماكينزي العالمي أن الأشخاص يقضون حوالي 13 ساعة أو 28٪ من أسبوع عملهم في إدارة رسائل البريد الإلكتروني.
هذا لا يعني أن كل الوقت الذي تقضيه في التكنولوجيا غير منتج. كل ما في الأمر أن معظمنا يواجه صعوبة في تخصيص وقت معين لهذه التطبيقات خارج الوقت المخصص للعمل أو للمهمة الرئيسية.
الحل الأفضل هو بإبعاد الهاتف عنك أو استخدام تطبيق يتيح لك إلغاء الإشعارات خلال فترات معينة من اليوم حتى تضمن لنفسك زيادة الإنتاجية.
قد تقول الآن، ولكن النصيحة الأولى كانت عدم تعدد المهام. صحيح، مع ذلك هنا أنا ركزت على اختيار المهام المتشابهة والقيام بها خلال فترة معينة.
مثلا بدل أن تطبخي وجبة الغذاء لوحدها عند 12 ظهرا ووجبة العشاء في 8 مساءا، قومي بإعداد وجباتك الغذائية في وقت واحد.
أو نفرض أنك طالبة، إذا كانت لديك مهام بحث تستوجب جلوسك أمام الحاسوب فقومي بها خلال جلسة واحدة، حتى لو كانت المواد التي ستبحثين فيها مختلفة.
عقلك يكون اندمج في المهمة الأولى وبالتالي في المهمة التي تليها والتي تشبهها ستكون أسهل عليه ولن يضطر للتساؤل كيف سأقوم بها أو بماذا سأبدأ؟
هناك أيضا تطبيقات مثل Todoist تساعد على تجميع جميع مهامك الأكثر أهمية في مكان مناسب وتوزيعها حسب المجالات. يمكنك ببساطة الاكتفاء بقلم وورقة وتوزيع المهام المتشابهة على فترات قريبة.
كل شخص لديه وقت معين من اليوم يكون فيه أكثر إنتاجية من غيره. بالنسبة لي، إنه الصباح.
اكتشف وقت الذروة للإنتاجية وحسّن جدول عملك وفقا لذلك، قد تحتاج لتجربة أوقات مختلفة حتى تعرف متى تكون أكثر تركيزا. لماذا هذا الأمر مهم؟ لأن طاقتنا تتغير خلال اليوم، على سبيل المثال أنا إذا بدأت يومي بمهام ثانوية كالتنظيف، التسوق، الطبخ…
حين يأتي المساء وأحتاج العمل على مهام فيها تفكير وإبداع وإنتاج سأجد أن جزءا كبيرا من طاقتي انتهى مع المهام الثانوية صباحا.
حدد متى تكون أكثر إنتاجية ووزع مهامك خلال هذه الفترة!
تتضمن قاعدة الدقيقتين إكمال المهام التي تستغرق دقيقتين أو أقل بالإضافة إلى قضاء دقيقتين لبدء المهام الصغيرة التي ربما كنت تؤجلها.
على سبيل المثال، قد يستغرق الأمر دقيقتين فقط لكتابة المهام التي أنجزتها بالفعل، أو الرد على رسالة سريعة، أو غسل أكواب القهوة…
تساعدك هذه النصيحة في تجنب تراكم المسؤوليات والمهام التي كان بإمكانها إنجازها خلال وقت قصير. الكوب الأول من القهوة لا يستغرق أكثر من دقيقتين لغسله، لكن مع الكوب الثاني والثالث والرابع أنت ستحتاج لدقائق كثيرة!
قد تبدو هذه النصيحة خاصة بأرباب العمل، مع أنها تهم كل شخص!
بطبيعتنا نقوم بمهام كثيرة سواء كانت واجبة أو لا، دورك اليوم أن تكتشف ما هي المهام التي تقوم بها ويستطيع غيرك القيام بها بسهولة.
في ميدان العمل، يكون من السهل تفويض المهام حيث يكون صاحب المشروع على دراية بما يحتاجه. لن يكون من الصائب أن يكون هو المسؤول مثلا على الرد على عشرات الرسائل اليومية في حين يتوجب عليه هو البحث عن زبائن وتطوير مشروعه.
في المنزل، وكأم يتوجب عليك البدء بتفويض المهام فور وصول أطفالك لعمر 3 سنوات وبدأ استيعابهم لما يدور حولك. فوضي المهمة السهلة جدا حتى يتعود أبنائك على مساعدتك!
عند تنفيذ خطوات معينة لمساعدتك على زيادة الإنتاجية، من المهم أن تكون متسامحا مع نفسك قدر الإمكان. اسمح لنفسك بالتعلم وتطوير مهاراتك، ويمكنك التأكد من أن إنتاجيتك ستستمر في التحسن أيضا.
الحديث عن زيادة الإنتاجية غير مقتصر فقط على أصحاب المشاريع والوظائف وإنما على الأمهات والزوجات والطلبة أيضا. الإنتاجية مرتبطة بمدى رضاك على نفسك في نهاية اليوم حين تقول: الحمد لله اليوم أنهيت ما علي القيام به ثم تنام بعمق!
